Jokelan Hautaustoimisto Oy:n perukirjarekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

1. Rekisterinpitäjä
Jokelan Hautaustoimisto Oy

Yhteystiedot:
Ruokasenkatu 6 96200 ROVANIEMI

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa
Jokelan Hautaustoimisto Oy / Ville-Pekka Jokela
Ruokasenkatu 6
96200 ROVANIEMI
0405220552
vpj@hautaus.info

Tietosuojavastaava:
Jokelan Hautaustoimisto Oy / Ville-Pekka Jokela
Ruokasenkatu 6
96200 ROVANIEMI
0405220552
vpj@hautaus.info

2. Rekisteröidyt
Jokelan Hautaustoimisto Oy:lle annetuissa perunkirjoitustoimeksiannoissa käsitellyt kuolinpesien osakkaat.

3. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterin pitämisen peruste:
• Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn elintärkeän edun suojaamiseksi ja tietojen luovuttamiseksi viranomaisten rekistereihin

Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:
• lakisääteisen perunkirjoitusvelvollisuuden täyttämisessä avustaminen sopimusperusteisesti
• lakisääteisten tietojen luovuttamiseksi viranomaisten rekistereihin

4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot
Perukirjarekisteri sisältää seuraavat tiedot:
Yhteystiedot
• nimi
• osoite
• sähköposti
• puhelinnumero
• henkilötunnus
• osakkuus tai oikeudenomistajuus kuolinpesässä/-pesissä

5. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen Jokelan Hautaustoimisto Oy, Ruokasenkatu 6, 96200 ROVANIEMI

Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen. Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: 

www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan säännönmukaisesti:
– viranomaisten rekistereistä kuten väestötietojärjestelmästä ja seurakuntien jäsenrekistereistä

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin Jokelan Hautaustoimisto Oy:n ulkopuolelle. Luovutamme tietoja kyseessä olevien kuolinpesien osakkaille pesänselvitystä ja perinnönjakoa varten. Luovutamme tietoja Iggo Software Oy:lle perukirjatietokannan ylläpitämistä varten. Yritys on sitoutunut noudattamaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

8. Käsittelyn kesto
Perukirjatietoja säilytetään ja tietoja käsitellään Jokelan Hautaustoimisto Oy:ssä korkeintaan 20 vuotta kuolinpesän hallinnon alkamishetkestä eli ko. vainajan kuolinpäivästä.

9. Henkilötietojen käsittelijät
Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Tietoja siirretään toimeksiannon niin vaatiessa EU:n ja ETA:n ulkopuolelle. Kun tietoja siirretään EU:n ja ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla. 

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

Jokelan Hautaustoimisto Oy:n asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

1. Rekisterinpitäjä
Jokelan Hautaustoimisto Oy

Yhteystiedot:
Ruokasenkatu 6 96200 ROVANIEMI

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa
Jokelan Hautaustoimisto Oy / Ville-Pekka Jokela
Ruokasenkatu 6
96200 ROVANIEMI
0405220552
vpj@hautaus.info

Tietosuojavastaava 
Jokelan Hautaustoimisto Oy / Ville-Pekka Jokela
Ruokasenkatu 6
96200 ROVANIEMI
0405220552
vpj@hautaus.info

2. Rekisteröidyt
Jokelan Hautaustoimisto Oy:n asiakkaat ja potentiaaliset asiakkaat

3. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterin pitämisen peruste:
• Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn asiakassuhteen perusteella tai suostumuksen perusteella sekä sopimusvelvoitteiden täyttämistä varten

Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:
• asiakassuhteen hoitaminen ja palveluiden toimittaminen
• sopimusvelvoitteiden täyttäminen
• palveluistamme ja tuotteistamme kertominen

4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot
Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:
Yhteystiedot
• nimi
• osoite
• sähköposti
• puhelinnumero
• henkilötunnus
• muut asiakassuhteen hoitamiseen tarvittavat tiedot

Asiakastiedot
• tiedot ostetuista tuotteista tai palveluista

5. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen Jokelan Hautaustoimisto Oy, Ruokasenkatu 6, 96200 ROVANIEMI

Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista. 

Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen. Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: 
www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti asiakkaalta itseltään tai asiakkaan täyttämän verkkolomakkeen kautta.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin Jokelan Hautaustoimisto Oy:n ulkopuolelle. Luovutamme tietoja Kaleva365 Oy:lle ja muille sanomalehdille kuolinilmoitusten julkaisemista varten. Luovutamme tietoja Tmi Tomi Rautiolle hautakivien kaiverrusta varten. Yritys on sitoutunut noudattamaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia. Luovutamme tietoja Kaavin Kivi Oy:lle hautakivitilausten hoitamista varten. Yritys on sitoutunut noudattamaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia. Luovutamme tietoja Rovaniemen seurakunnalle hautausten hoitamista varten. Seurakunta on sitoutunut noudattamaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia ja toimii osaltaan Suomen ev.lut. kirkkoa ja väestökirjanpitoa koskevan lainsäädännön mukaan. Luovutamme tietoja Taloustutkimus Oy:lle asiakastyytyväisyyden tutkimista varten. Yritys on sitoutunut noudattamaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

8. Käsittelyn kesto
Asiakastietoja säilytetään 50 vuotta viimeisimmän palvelutoimituksen jälkeen.

9. Henkilötietojen käsittelijät
Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Mikäli tietoja siirretään EU:n ja ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin. 

Seloste Jokelan Hautaustoimisto Oy:n vastuulla olevasta henkilötietojen käsittelystä
Rekisterinpitäjä

Jokelan Hautaustoimisto Oy (0662417-2), Ruokasenkatu 6, 96200 ROVANIEMI, puh. 016 312 616, s-posti: jokela@hautaus.info, www.hautaus.info

Yhteisrekisterinpitäjä: Iggo Software Oy (2185800-6), Asemakatu 37, 90100 OULU

Tietosuojavastaava: Jokelan Hautaustoimisto Oy:n toimitusjohtaja Ville-Pekka Jokela

Käsittelyn tarkoitus
Asiakassuhteiden ja toimeksiantojen hoitaminen
Laskutus ja perintä
Perunkirjoitustoimeksiantojen hoitaminen

Henkilötietojen vastaanottajien ryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai luovutetaan
Verohallinto
Pankit Suomessa ja EU-alueella
Juristit Suomessa ja EU-alueella milloin tarpeellista esim. muussa maassa kuin Suomessa tehtävää perunkirjoitusta varten
Sanomalehtien kustantajat
Seurakunnat
Lapin Kauppiaat ja Yrittäjät ry:n tilitoimisto
Hautakiviliikkeet
Asiakastyytyväisyystutkimuksen tekijät, mm. Taloustutkimus Oy

Henkilötietojen siirtäminen EU-alueen ulkopuolelle
Milloin se on tarpeellista asiakassuhteen ja asiakkaan antaman toimeksiannon hoitamiseksi, voidaan henkilötietoja antaa esim. EU-alueen ulkopuolella toimivalle pankille tai viranomaiselle esim. perintöoikeuden osoittamista varten

Yleinen kuvaus käsittelyn turvallisuuden varmistamiseksi toteutetuista teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Henkilötietoja talletetaan Iggo Software Oy:n palvelimella toimivaan Mortti-toiminnanohjausjärjestelmään, joka edellyttää kirjautumista. Tunnukset järjestelmään ovat Jokelan Hautaustoimisto Oy:n toimitusjohtajan ja hallituksen puheenjohtajan hallussa sekä tarpeellisten yhteistyökumppanien käytössä. Lisäksi henkilötietoja säilytetään paperisina Jokelan Hautaustoimisto Oy:n tiloissa asiakaspalvelutiloista erillään olevassa toimistotilassa. Jokelan Hautaustoimisto Oy:n tilat on varustettu turvalukoilla ja murtohälytysjärjestelmällä. Perunkirjoitusta varten kerättyjä henkilötietoja (virkatodistukset ym.) säilytetään toimeksiannon hoitamisen ajan paperisina, minkä jälkeen ne tuhotaan asiakirjasilppurissa tai arkistotuhoyrityksen toimesta. Sähköiset tallenteet perukirjoista ja virkatodistuksista ja muista henkilötietoja sisältävistä dokumenteista säilytetään Jokelan Hautaustoimisto Oy:n tiloissa olevalla palvelimella. Palvelin on varustettu palomuurilla ja vikavirtasuojalla. Varmuuskopio palvelimella säilytettävistä henkilötiedoista säilytetään lukitussa kassakaapissa, joka on myös tulipalonkestävä. Tietojärjestelmiin tallennetut tiedot tuhotaan ko. rekisterissä ilmoitetun määräajan jälkeen. Tietojärjestelmät on suojattu niin, että tietokoneet, joilta on yhteys palvelimelle, on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Palvelin edellyttää kirjautumista erikseen.